C’est l’heure des vacances pour les écoliers, mais aussi pour vous, dirigeants de TPE et PME, aussi ayez les bons réflexes de rentrée dès maintenant. Pour partir l’esprit tranquille et revenir en douceur en septembre ! À cette occasion, on vous partage nos conseils pour une reprise sereine.
#1 Créez votre to-do de rentrée
En juin, vous avez des projets pour la rentrée et tout est lucide dans votre esprit. Mais attention, si le relâchement des vacances recharge vos batteries, vous risquez de tout oublier au gré de vos promenades.
Pour éviter ce désagrément, profitez de votre motivation du moment pour établir une to-do list de rentrée : classez et priorisez les dossiers à traiter à votre retour. Vous pouvez le faire sur un tableau, un calendrier en ligne type Google Calendar, ou encore utiliser un outil tel que Trello.
#2 Communiquez en interne et en externe
Vos équipes et vos clients pourraient avoir besoin de vous durant vos vacances. Pour anticiper tout coup de fil ou mail urgent, communiquez avant votre départ.
- En interne, il s’agit de désigner une personne pour assurer la permanence de votre service – quitte à organiser un roulement. À votre retour, pensez à bien débriefer sur les événements survenus durant l’absence des uns et des autres.
- En externe, vous devez annoncer (à vos clients et prospects) vos dates de vacances ou de fermeture via un mail informatif, les réseaux sociaux ou encore une note dans votre signature. Ils apprécieront également que vous activiez une réponse automatique mentionnant votre date de retour et, si possible, les coordonnées de la personne à contacter en votre absence.
#3 Organisez votre agenda
Au retour des vacances, la rentrée n’est jamais de tout repos. Vous aurez besoin d’un temps pour atterrir et retrouver votre rythme professionnel.
La solution ? Prévoyez une semaine d’adaptation : dans votre agenda, vous pouvez aménager des plages horaires raisonnables pour répondre à vos messages, rappeler vos contacts, etc. N’hésitez pas non plus à prévoir des plages horaires « libres » afin de pouvoir absorber la charge de travail… et les imprévus !
Répondez au plus vite à vos clients
Si vous avez opté pour le mail informatif ou la réponse automatique, vos clients seront au courant de votre date de reprise. Ils attendront sans doute votre réponse dans les meilleurs délais.
#4 Définissez vos objectifs trimestriels
Le dernier trimestre arrive, c’est l’occasion de mettre en lumière vos objectifs, d’autant plus que cette période est la dernière occasion de vous aligner avec les objectifs fixés pour l’année !
En revanche, démarrez sur les chapeaux de roue : en septembre, les affaires reprennent côté prestataires et côté clients. Vous n’aurez pas forcément le temps d’élaborer un plan d’actions prévisionnel.
L’idéal est donc de prendre le temps d’analyser vos points d’amélioration et d’adopter de bonnes résolutions avant vos congés pour une rentrée sereine. La petite astuce : n’ayez pas peur d’innover et de tester de nouvelles pratiques (brainstorming, modèle d’objectifs SMART, ou encore séminaire pour mettre tout le monde autour de la table).
#5 Préparer le terrain côté prospects
Sans doute aviez-vous déjà repéré des prospects durant la première moitié de l’année. La rentrée étant synonyme de renouveau pour tout le monde, n’hésitez pas à les relancer pour garder le contact et prendre la température – en vue d’une potentielle collaboration à venir.
#6 Motivez vos troupes
Si vous travaillez en équipe dans votre TPE, n’hésitez pas à ponctuer la rentrée de temps forts pour motiver vos collaborateurs à se remettre dans le bain avec les bons réflexes. Team building, déjeuner et autres moments ludiques ne pourront qu’avoir un impact positif s’ils sont bien organisés.
#7 Gardez un œil sur la trésorerie
Pour éviter les mauvaises surprises de la rentrée, prenez un moment avant votre départ pour jeter un coup d’œil à vos rentrées et sorties d’argent – passées, présentes et futures. En parallèle, activez un rappel pour les échéances sociales et fiscales, de même pour les éventuelles échéances de prêts.
Le but est de maitriser votre trésorerie afin de vous concentrer sur d’autres aspects de la vie de votre entreprise.
#8 Jouez la carte de la sécurité
Enfin, pensez à protéger votre matériel et vos fichiers durant votre absence. Si vous possédez un local, peut-être faut-il installer un système d’alarme. Et si vous traitez des données sensibles, l’idéal est de les placer dans un dossier sécurisé – un coffre-fort numérique – à l’instar de celui proposé par Digiposte pour les professionnels.
Avec ce type de solution, vous pouvez accéder à vos dossiers à distance en cas d’urgence… et même y ajouter vos documents essentiels pour vos vacances (passeport, certificats d’assurance, etc.).
Toute TPE doit avoir les bons réflexes pour anticiper et s’engager vers des vacances paisibles et une rentrée tout aussi sereine. À votre retour, vous bénéficierez d’une bonne visibilité sur vos priorités, et les bienfaits de votre pause estivale feront effet plus longtemps !