Qu’il s’agisse de factures, de relevés de compte ou de papiers d’identité, nous sommes tous confrontés à la même problématique : archiver ses documents officiels et importants dans un espace sécurisé.
S’il est parfois difficile de s’y retrouver parmi les multiples conditions de conservation, à commencer par les délais minimum à respecter, il est tout aussi complexe de trouver une méthode efficace de classement.
Le but de cette pratique est de ne pas perdre de temps à la réception des documents, mais aussi lors de leur recherche en cas de besoin pour une démarche administrative. Comment archiver de façon optimale ses documents ? Nous vous en disons plus dans cet article.
Pourquoi conserver ses documents ?
Conformément à la réglementation française, la conservation des documents personnels a pour objectif de prouver l’existence d’un droit ou le respect d’une obligation.
En d’autres termes, les papiers que vous devez garder peuvent vous servir de justificatifs en cas de réclamation, de litige ou de démarches administratives.
Les délais de conservation des documents varient d’un papier à un autre. Si certains ne sont à garder que pendant un ou deux ans, d’autres doivent être archivés à vie. Pour connaître en détail les durées de conservation de vos documents, vous pouvez lire notre article « Combien de temps garder les papiers ? » qui traite le sujet.
Archivage au format papier : Quelles sont les bonnes pratiques ?
Si vous décidez de conserver vos documents au format papier, vous allez devoir faire preuve d’organisation, afin de ne pas perdre de temps à chaque fois que vous devez en retrouver un pour une démarche administrative ou pour justifier vos droits.
Ainsi, il est recommandé que vous déterminiez au préalable un système de classement, puis d’archivage, qui vous permettra d’ajouter de nouveaux documents en quelques minutes seulement, de vous débarrasser des papiers dont les délais de conservation sont dépassés, et de consulter ceux dont vous avez besoin à un moment précis.
Pour ce faire, nous vous proposons de suivre 5 étapes qui vous aideront dans la gestion de vos documents physiques :
- déterminez quels documents doivent être archivés et pour quelle durée ;
- rassemblez l’ensemble de vos papiers et les trier par thème (maison, emploi, voiture, etc…);
- pour chaque thème, classez les documents du plus récent au plus ancien;
- classez aussi par type de document (factures, relevés, attestations, etc.);
- préparez des classeurs ou des pochettes indiquant le thème et les années concernées pour faciliter votre rangement ;
- archivez et effectuez des tris réguliers, afin de vous débarrasser des documents qui ne sont plus d’actualité.
Pour vous aider dans cette démarche, consultez nos conseils dans notre article« Mieux classer ses documents administratifs ».
Conservation au format numérique : quelles sont les solutions ?
Si vous manquez de place à votre domicile ou préférez assurer vos arrières en ayant une version digitale de vos documents : optez pour leur dématérialisation ou leur numérisation.
La dématérialisation est une pratique qui tend à se démocratiser. Elle consiste à recevoir vos documents administratifs directement au format digital. Cela peut concerner vos factures, comme vos bulletins de salaire ou vos relevés de compte.
En choisissant cette technique, vous ne recevez plus vos documents au format physique, mais uniquement en version numérique. Cette version est généralement déposée sur un espace sécurisé appelée coffre-fort numérique.
La numérisation, quant à elle, consiste à convertir vos documents reçus au format physique en version digitale. Cela vous permet d’en avoir une copie sur vos supports numériques. Mais aussi de vous prémunir contre les aléas du quotidien (les vols, les pertes ou les incendies). Grâce à la numérisation, vous pouvez également partager vos documents avec un tiers plus facilement.
À noter : d’un point de vue juridique, un papier numérisé n’a seulement la valeur d’une copie et non d’un original. Vous devez donc conserver votre document physique pour vous en servir de justificatif.
Zoom sur Digiposte, le leader du coffre-fort numérique
Digiposte est le partenaire idéal pour archiver vos documents et gérer votre vie administrative. Effectivement, il s’agit d’un service du numérique qui vous permet de recevoir vos documents dans un espace sécurisé. Vous pouvez les classer automatiquement selon vos préférences.
Au-delà de la réception et de l’archivage, Digiposte vous propose d’autres services :
- la consultation des documents rapide et accessible partout, tout le temps ;
- une aide aux démarches administratives en préconstituant vos dossiers ;
- le partage sécurisé avec un tiers, via des codes de sécurité ;
- le scan mobile qui permet l’ajout rapide de documents.
Pour l’archivage de vos documents personnels et administratifs, faites confiance à Digiposte. Vous pourrez retrouver et consulter l’ensemble de vos justificatifs en seulement quelques clics !