La bulletin de paie électronique est l’un des piliers de la transformation des ressources humaines en entreprise, où elle est amenée à devenir la règle. Un certain nombre de structures ont déjà franchi le pas, comme c’est le cas chez M comme Mutuelle.
Le bulletin de paie dématérialisé est l’une des briques des processus de transformation digitale que la plupart des moyennes et grandes entreprises françaises ont entamé ces dernières années. Il est aussi l’une des évolutions numériques les plus palpables pour le salarié comme pour le décideur RH là où, selon une étude Markess pour Sopra HR Software, datant de 2017, 82% des responsables RH interrogés percevaient le digital comme un facteur d’amélioration de l’engagement des collaborateurs de l’entreprise !
De plus en plus de structures proposent ainsi à leurs salariés de stocker leurs documents (contrats, bulletin de paie…) sur des espaces numériques sécurisés.
C’est le cas de M comme Mutuelle, qui compte quelque 200 000 assurés pour 250 collaborateurs, à qui elle propose depuis 2017 un bulletin de paie électronique qui vient s’insérer dans le coffre-fort numérique Digiposte, crée par le groupe La Poste.
Point d’étape avec Olivier Deseine, directeur des ressources humaines de l’entreprise :
Ma Vie Administrative : Qu’est-ce que le numérique apporte aux ressources humaines en entreprise ?
Olivier Deseine : Il apporte une mise à disposition beaucoup plus rapide des outils, des informations et des données de la vie du collaborateur et ce de manière récurrente et définitive. Il peut ainsi disposer quand il le souhaite de l’ensemble des éléments de son passage chez nous, qu’il s’agisse de son contrat ou aujourd’hui de ses bulletins de paie, sans avoir à nous solliciter.
Ce qui nous permet de nous concentrer davantage sur le développement RH, sur l’employabilité des collaborateurs et, derrière, de pouvoir être plus proches de nos équipes sur d’autres sujets.
La ressource humaine doit de toute manière porter l’évolution au sein de l’entreprise.
MVA : Pourquoi avoir opté pour la dématérialisation des bulletins de paie de vos salariés ?
O.D. : Cela s’est inscrit dans un mouvement global dans lequel nous avions alors engagé l’entreprise, à savoir la digitalisation de nos process. Il y avait un sens, dans l’accompagnement de ce changement, que nos salariés puissent découvrir cette possibilité, d’autant que nous nous sommes rendu compte que nous étions régulièrement sollicités pour obtenir des duplicatas de bulletin de paie.
MVA : Qu’est-ce que le bulletin de paie numérique apporte à la gestion de vos ressources humaines ?
O.D. : Pour nous, clairement, c’est un gain de temps sur l’administration du personnel. Cela évite d’aller chercher à chaque fois les bulletins de paie. Lorsque l’on est sollicités, on renvoie directement vers le coffre-fort numérique.
C’est également l’occasion de montrer que nos modes de fonctionnement sont dans l’air du temps. Dans le cadre de notre réflexion sur la dématérialisation, nous envisageons d’ailleurs pour cette année la mise en place de la signature électronique pour nos contrats de travail.
MVA : Quels sont les avantages pour le salarié ?
O.D. : Il dispose ainsi de son historique dans un coffre-fort qui est financé par l’employeur et qui peut être utilisé à titre personnel. Le salarié reçoit aussi plus vite son bulletin de paie. Chez nous, la paie est externalisée (NDLR : via la société ADP), donc lorsqu’on la valide, le bulletin arrive dans la foulée dans le coffre-fort, aux alentours du 20 de chaque mois.
Même si le salarié sait que le virement ne sera fait qu’en fin de mois, il a alors plus de temps pour réagir s’il détecte un problème. Et nous aussi.
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MVA : Comment en avez-vous assuré la mise en place ?
O.D. : Nous avons pris le parti de créer un compte Digiposte pour chacun de nos collaborateurs, qu’il a la possibilité de supprimer s’il le souhaite. L’ensemble des supports de communication à notre disposition ont été utilisés : des affiches collées en différents endroits d’information au sein de l’entreprise à l’Intranet en passant par un mailing personnalisé.
D’un taux de 60% en octobre 2017, nous sommes désormais à 75% de nos salariés qui l’ont adopté.
MVA : Des réticences ont-elles été exprimées ?
O.D. : Certains ont en effet exprimé le regret de ne plus posséder de version papier de leur bulletin, ou le souci de devoir l’imprimer. Il y a aussi eu des craintes sur l’authenticité et la pérennité du coffre-fort numérique. D’autres, enfin, nous rapportaient qu’ils étaient contents de ne pas avoir à retourner sur l’ordinateur le soir en rentrant chez eux pour avoir à aller chercher des éléments.
Il faut aussi savoir qu’il y a quelques temps encore, avant de baisser, la moyenne d’âge de nos salariés était de 44 ans. Ce qui implique des collaborateurs avec une ancienneté importante, habitués au format papier.
MVA : Ce n’est qu’une question de génération ?
O.D. : Pas uniquement. Nous gardons aussi en tête que nous évoluons dans un secteur beaucoup moins digitalisé que d’autres. Mais le mouvement de digitalisation qui s’opère aujourd’hui chez nous, avec une tendance vers la dématérialisation de l’ensemble de nos documents, vient rassurer les équipes. Le retour d’expérience entre collègues est aussi très important. Il contribue à faire prendre conscience que le système peut fonctionner pour tel ou tel sujet : c’est l’exemple du prêt que l’on va négocier à la banque. Il est très simple d’aller chercher ses bulletins de paie dans son coffre-fort, où on aura peut-être mis aussi la copie de son passeport ou de sa carte d’identité. Autant de documents numérisés qu’il sera facile de transmettre.
MVA : Comment avez-vous accompagné les sceptiques ?
O.D. : Nous leur avons fait valoir que le coffre-fort permettait « d’historiser » l’ensemble de leurs documents et d’aller les chercher sans venir nous solliciter, dans la mesure où ils sont archivés dans un espace à accès protégé. Cela a fait la différence.
Un autre argument a été de préciser que l’on pouvait se servir de ce coffre-fort digitalisé pour stocker d’autres documents que le bulletin de paie. Il reste toujours des fidèles au support papier, mais ils sont de moins en moins nombreux et nous nous approchons du moment où il n’y en aura presque plus.
Pour en savoir plus sur la dématérialisation des bulletins de paie :