Tout au long de votre vie, la conservation et le tri de vos documents administratifs sont nécessaires. Parmi ces documents, vous retrouverez notamment vos bulletins de paie.
Reçus tous les mois, en version papier ou numérique, ces documents peuvent rapidement encombrer votre intérieur et votre ordinateur. La tentation est alors grande d’en jeter quelques-uns. Mais avant ça, il est indispensable de se demander combien de temps vous devez garder vos bulletins de paie.
Pourquoi faut-il les conserver et comment bien les archiver ?
Pourquoi conserver ses bulletins de paie ?
Vos bulletins de paie seront nécessaires pour calculer vos droits à la retraite, lorsque ce sera le moment. C’est d’ailleurs pour cela que vous devez les conserver jusqu’à la procédure de départ à la retraite, puisque sans ces justificatifs, votre caisse de retraite n’est pas en mesure de vous accorder quoi que ce soit.
Au-delà de vos droits à la retraite, les bulletins de paie vous sont utiles tout au long de votre vie personnelle. Effectivement, ils sont régulièrement demandés pour effectuer des démarches administratives, telles que :
- des demandes de crédit ;
- des dossiers de location immobilière ;
- faire vos déclarations d’impôts ;
- la demande de droits au chômage.
Pour toutes ces démarches, il est donc essentiel de conserver l’ensemble de vos bulletins de paie, même s’il s’agit de contrats de courte durée ou de stages. Tous vos revenus vont jouer un rôle dans l’attribution de vos droits.
Quels sont les délais de conservation des bulletins de paie ?
Selon le Service Public, les bulletins de paie sont à conserver jusqu’à la liquidation de la retraite. La liquidation de la retraite correspond à l’ensemble des opérations effectuées permettant de déterminer le droit d’un assuré à une pension de vieillesse et à la calculer.
En pratique, mieux vaut garder ses bulletins de paie de façon permanente, puisque ces documents peuvent vous être utiles pour réaliser des démarches administratives.
D’ailleurs, si vous observez de plus près vos bulletins de paie, vous pourrez remarquer qu’il est noté : « Pour faire valoir vos droits, veuillez conserver ce bulletin sans limite de durée ».
Côté employeur, les entreprises ont dans l’obligation de conserver une copie de vos bulletins de salaire pendant 5 ans minimum. Pour le cas des bulletins de paie dématérialisés, l’employeur doit les rendre disponibles pour ses salariés : soit pendant une durée de 50 ans ; soit jusqu’à 6 ans après le départ à la retraite du salarié. Ainsi, s’il vous manque des exemplaires, vous pouvez en faire la demande auprès de vos anciens employeurs.
Pour aller plus loin, consultez notre article « Combien de temps garder les papiers ? », ou rendez vous sur le simulateur du service public pour avoir le détail des délais de conservation selon le document.
Les délais de conservation sont-ils les mêmes pour les bulletins de paie papier et numériques ?
D’un point de vue juridique, un document numérique a la même valeur qu’un document papier, sous réserve d’identifier la personne signataire. Son archivage ne doit pas altérer son contenu.
En revanche, il existe une nuance qu’il est important de prendre en compte. Effectivement, si vous avez reçu un document original au format papier, vous devez le conserver dans cette même version. Il en est de même pour un papier original au format numérique.
En conservant vos documents administratifs dans un autre format que l’original, leur valeur est celle d’une copie. Il est alors possible qu’ils ne soient pas acceptés en tant que justificatifs.
La durée de conservation, quant à elle, est identique entre le document papier et le document électronique.
Quelles solutions pour archiver ses bulletins de paie ?
Afin de retrouver l’ensemble de vos documents, il est important de conserver vos bulletins de paie au même endroit et de les classer régulièrement.
Si vous optez pour le format physique, ces bulletins sont à archiver de préférence dans des pochettes ou des classeurs. Vous pouvez utilisez un système de tri du plus récent au plus ancien. Ainsi, quand vous devrez justifier vos revenus, vous pourrez facilement et rapidement présenter vos derniers bulletins de paie. En effet, les institutions souhaitent pouvoir avoir accès aux trois, six ou douze derniers mois. Et vous devez être en capacité de leur fournir.
Vous n’êtes pas à l’abri des aléas du quotidien, comme les inondations, les incendies ou les vols. Pour cela, mieux vaut scanner vos documents pour en garder une copie numérique sur votre ordinateur, un disque dur ou un coffre-fort numérique qui sera plus sécurisé.
Si vous choisissez d’archiver vos documents au format numérique, il est préférable de faire des sauvegardes sur plusieurs appareils. Grâce à ça, vous serez assuré de ne pas les perdre. Classez-les selon les années ou selon vos employeurs, si vous en avez plusieurs pour plus de simplicité.
La solution la plus sûr: le coffre-fort numérique
Dans les deux cas, archivage papier ou numérique, nous vous incitons fortement à avoir recours à un coffre-fort numérique. Dans ce coffre, vous pourrez stocker de manière pérenne et sécurisé vos documents. L’avantage, c’est où que vous soyez, vous pouvez avoir accès à vos documents depuis votre smartphone. Plus besoin de transporter vos documents dans votre sac et de prendre le risque de les perdre ou de les abîmer. Le coffre-fort numérique vous permet d’éviter aussi les risques numériques comme le piratage ou la fuite de données personnelles.
Pour approfondir votre réflexion, découvrez notre article « Mieux classer ses documents administratifs ».
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