Si vous produisez des documents pour votre entreprise, vous êtes tenu de les archiver. Mais gardez en tête que la durée de conservation varie selon la réglementation de votre activité. Pour optimiser ce processus, vous pouvez recourir à l’archivage numérique ou physique. Ces deux méthodes sont-elles opposées ? Comment fonctionnent-elles ? Laquelle choisir ? On fait le point.
L’archivage physique : les avantages et les limites
Une solution toujours d’actualité malgré la digitalisation ?
L’archivage physique n’a pas dit son dernier mot face à l’essor du numérique. De nombreuses entreprises y ont encore recours – une tendance due à l’utilisation prédominante du papier dans notre mode de vie.
Mais pourquoi ce format occupe-t-il une place si chère dans le cœur des acteurs de la gestion d’entreprise ? Il y a trois raisons majeures à cela.
- La durabilité : les documents physiques ont une longue durée de vie et peuvent être conservés durant plusieurs années (des décennies, voire des siècles !).
- L’accessibilité : ils peuvent être consultés et manipulés, contrairement aux documents numérisés qui sont constamment exposés à des couacs techniques.
- La sécurité : ils sont moins sujets aux risques de suppression ou de modification, qu’ils soient d’origine accidentelle ou malveillante.
Une solution obsolète ?
L’archivage physique comporte aussi ses limites. Elles sont principalement d’ordre logistique et financier. On pense précisément aux contraintes suivantes :
- l’incertitude vis-à-vis des conditions de conservation, qui peuvent être impactées par l’humidité, la chaleur, la lumière ou encore les insectes ;
- le manque d’espace pour stocker les documents, une problématique pour les TPE et les organisations installées en milieux restreints ;
- le coût associé à l’acquisition de nouveaux équipements et espaces d’archivage (impression, papier, classeurs, trieurs, etc.) ;
- les ressources humaines nécessaires pour assurer la gestion de ce volet précis ;
- le manque de contrôle ou, à l’inverse, la difficulté d’accès aux documents en raison de leur volume ;
- le risque de perte ou de détérioration de l’ensemble des documents en cas d’incident (incendie, inondation, etc.).
L’archivage numérique : une solution en pleine croissance
Les avantages de l’archivage numérique
Les solutions d’archivage numérique offrent un certain nombre d’avantages pour les entreprises qui y ont recours. On considère en particulier les bénéfices suivants :
- une économie d’espace physique : les documents numériques prennent moins de place que leur version papier ;
- un accès facile et rapide : tout simplement grâce à un ordinateur, une tablette ou un smartphone connecté à internet ;
- des documents protégés : par mot de passe ou authentification forte (telle que la 2FA) et conservés grâce à des sauvegardes régulières ;
- une amélioration de la collaboration au sein des équipes et au-delà : les documents peuvent être facilement partagés avec les employés autant que les partenaires commerciaux ;
- une réduction des coûts : ils sont liés à l’impression, à la distribution ou encore au stockage.
Des adaptations techniques à prévoir
La mise en place d’un archivage numérique s’accompagne d’interventions techniques. En effet, si l’archivage physique ne requiert que des aménagements structurels (procédures, espace, etc.), avec la solution digitale, un certain nombre d’exigences sur les plans technologique et réglementaire s’ajoutent.
Une infrastructure technologique
Les entreprises ayant recours à l’archivage numérique de leurs documents devront s’équiper. Aux ordinateurs et à la connexion internet s’ajoutent notamment la sélection et l’implémentation d’un système de gestion de documents numériques.
L’outil choisi demandera une prise en main, et donc éventuellement une formation pour tous les collaborateurs concernés. Néanmoins, bien qu’elles demandent un peu d’adaptation, ces actions sont ponctuelles et leur impact est durable sur les procédures de l’entreprise.
À noter
Certains secteurs peuvent être soumis à des réglementations strictes en matière d’archivage – telles que la norme NF Z 42-020 pour le Coffre-fort Numérique (CFN) et la norme NF Z 42-013 pour l’archivage électronique. Il est donc important, pour chaque entreprise, de s’assurer de la conformité de sa procédure d’archivage numérique.
L’archivage sur un coffre-fort numérique, par exemple, est obligatoire pour les professionnels de l’automobile disposant du profil PIVO PRO et habilités au SIV – c’est-à-dire pouvant immatriculer des véhicules d’occasion importés et réceptionnés depuis un autre État de l’Union Européenne.
Des coûts supplémentaires
L’archivage numérique entraîne des coûts de maintenance, qui peuvent s’avérer élevés pour les TPE.
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L’archivage numérique est indispensable pour prévenir les risques de pertes de données liées aux éventuels virus, piratages et autres défaillances matérielles mais aussi pour optimiser la gestion de vos documents.
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