Le saviez-vous ? Les documents d’entreprise ont une durée limitée de conservation. Pour ne pas être pénalisé, il est donc essentiel de respecter cette durée. Mais quels sont les délais légaux à respecter pour chaque type de documents (commerciaux, comptables, fiscaux, sociaux, bancaires…) ? Voici un guide des limites en vigueur, sous réserve d’évolution réglementaire.
Les documents commerciaux
En lien direct avec l’activité des entreprises, les documents commerciaux sont réalisés dans le cadre des relations clients/fournisseurs. Ces pièces justificatives à conserver peuvent apparaître sous différentes formes (contrats, conventions, voire simple correspondance commerciale…).
Outre les garanties offertes pour la vente de biens et de services aux consommateurs, les contrats et conventions établis dans le cadre d’une relation commerciale doivent être conservés. Il en va de même pour les contrats conclus par voie électronique d’une valeur supérieure à 120 euros et pour l’acquisition de biens immobiliers et fonciers.
| Documents commerciaux | Délais de conservation |
|---|---|
| Garantie des biens ou services vendus au consommateur | 2 ans |
| Contrats conclus entre commerçants et non-commerçants | 5 ans |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
Les documents comptables
Toute entreprise, quel que soit son statut juridique, doit tenir un livre ou registre comptable et réaliser un inventaire chaque fin d’année : à l’exception des entités relevant du régime des micro-entreprises qui disposent de certaines dérogations.
Considérés comme des pièces justificatives pour la comptabilité, les bons de commande, bons de livraison et les factures sont rattachés à la catégorie des documents comptables et doivent également être préservés.
Tous ces documents doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.
Les documents fiscaux
L’administration fiscale dispose d’un droit de contrôle sur les déclarations servant à établir les impôts, droits, taxes et redevances appliqués aux entreprises. Dans ce cadre, elle peut demander la communication de diverses pièces justificatives.
Les livres, registres et autres pièces fiscales doivent donc être conservés pendant 6 ans à compter de la dernière opération mentionnée ou de la date d’établissement du document.
| Documents commerciaux | Délais de conservation |
|---|---|
| Impôts sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxe foncière et contribution à l’audiovisuel public) | idem |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), non commerciaux (BNC) et agricoles | idem |
| Cotisation foncière (CFE) et la contribution sur la valeur ajoutée (CVAE) | idem |
| TVA, taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxes sur les conventions d’assurance… | idem |
Les documents sociaux
Les comptes annuels
À chaque clôture d’exercice, le responsable de l’entreprise doit établir les comptes annuels de la structure (bilan, résultat et annexes) qu’il doit pouvoir présenter en assemblée générale. Le but ? Recevoir l’approbation ou la désapprobation des associés ou actionnaires. Ces documents justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans après la clôture de l’exercice comptable.
Les derniers exercices comptables
Les 3 derniers rapports du dirigeant (ou du conseil d’administration) et du commissaire aux comptes doivent obligatoirement être préservés. Il en va de même des feuilles de présence et pouvoirs.
Les registres et documents de société commerciale
Autre catégorie des documents sociaux, les statuts de la société sont, pour leur part, à conserver durant 5 ans après la cessation d’activité ou sa radiation du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
À partir de la fin de leur utilisation, certains documents doivent être conservés durant 5 ans avant de pouvoir être mis de côté :
- Registre de titres nominatifs et des changements de titres,
- Ordre de mouvement,
- Registre des procès-verbaux administratifs.
Les documents liés à la gestion du personnel
Sur le sujet de la conservation des documents d’entreprise, la gestion du personnel est un enjeu majeur. Cette gestion peut générer de nombreux documents. Ces papiers sont à conserver méticuleusement pendant 1 à 5 ans, voire plus, selon leur finalité.
Les bulletins de paie, par exemple, doivent être archivés à compter du départ du salarié. Que ce soit sous forme papier ou électronique. Il en va de même des documents administratifs concernant l’employé (contrats de travail…).
En cas de contrôle, les papiers relatifs aux charges sociales et aux jours de travail de salariés doivent, quant à eux, pouvoir être communiqués à l’administration fiscale.
| Documents de gestion du personnel | Délais de conservation |
|---|---|
| Bulletin de paie, registre unique du personnel, documents concernant le salarié (contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite…) | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail et Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT | 5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
Important :
L’entreprise a l’obligation de rendre disponible les bulletins de paie numériques de ses salariés pendant au moins 50 ans. Ou alors jusqu’à 6 ans après leur départ à la retraite.
Les documents bancaires
Comme les relevés de compte d’entreprise, les talons de chèques ont une durée de validité de 5 ans. Pour ces derniers, vous êtes en mesure de vous y opposer pendant l’année qui suit leur date d’établissement.
Les documents immobiliers
Les contrats immobiliers sont des documents d’une haute importance. Il est donc essentiel de les conserver et de veiller à leur état de conservation. Le contrat d’achat ou cession d’un immeuble ou terrain par exemple est valable durant 30 ans. Il peut être demandé à tout moment durant cette période.
Quant au contrat de bail commercial est à conserver durant toute sa période active. Qu’elle soit de longue ou courte durée, puis durant 5 ans à compter de sa fin de validité.
Des délais à respecter sous peine de sanctions
Attention, en cas de manquement à ces obligations de conservation, vous êtes passibles de sanctions. Elles peuvent être commerciales ou fiscales, voire pénales.
Concernant les documents fiscaux, l’article 1734 du Code général des impôts prévoit ainsi une amende de 10 000 euros en cas d’absence de tenue, de transmission des documents demandés ou en cas de destruction de ces derniers avant les délais prescrits.
Ce type d’amende est applicable dès lors qu’il y a non-respect des durées légales.
Finalement, la numérisation des documents constitue une solution de conservation des documents d’entreprise fiable et sécurisée. Il est cependant vivement conseillé de garder vos documents originaux sous format papier. Pour faciliter la conservation de vos documents d’entreprise, vous pouvez vous équiper d’une solution d’archivage à valeur probante adaptée à vos besoins.