Digitalisation des TPE : gérer vos documents sur le cloud

La digitalisation est l’un des défis majeurs des TPE. Si elle permet aux entreprises de se consacrer à leur cœur de métier, elle fait aussi l’objet de certaines réticences. Si le réflexe pour passer au digital est de penser au site internet et aux réseaux sociaux, il ne faut pas négliger la dématérialisation des documents via le cloud ! En quoi ça consiste ? On fait le point. 

Digitalisation des TPE en France : où en est-on ? 

D’après un sondage de l’Ifop réalisé en 2022, seuls 15 % des dirigeants de TPE ont un projet de digitalisation en cours. Pour autant, les TPE et PME sont plus nombreuses chaque jour à prendre le virage du numérique. En outre¹ : 

• 43 % possèdent une plateforme d’échange de documents en ligne (contre 17 % avant la pandémie), 
• 33 % utilisent des outils de travail collaboratifs. 

Parmi les outils les plus utilisés dans ce cadre, on note le cloud – un espace en ligne dédié au stockage et au partage de documents.  

En France, le marché du cloud, jusqu’ici fortement porté par les grands comptes, profite d’une popularité croissante chez les TPE/PME. D’après les prévisions de Markess, il devrait représenter 55 % du marché d’ici 2025. Un bond considérable si on considère les derniers chiffres : seules 23 % des TPE disposaient d’un cloud en 2019, et 29,8 % en 2021. 

Le cloud s’inscrit aujourd’hui comme la troisième solution la plus utilisée (après les outils de communication et de gestion financière). Et ce, quel que soit le secteur d’activité. 

Ce qu’en pensent les TPE 

Le numérique occupe une place de plus en plus importante, et les projets de digitalisation progressent au sein des entreprises. Cependant, le sentiment général demeure majoritairement négatif : en 2020, 67 % des dirigeants d’entreprises percevaient le numérique comme une contrainte. Un chiffre qui n’est que très peu descendu en l’espace de deux ans, pour atteindre 63 % d’après les retours collectés par l’Ifop en 2022. 

Pourquoi une telle méfiance alors que les solutions sont nombreuses, variées et adaptées à tous les budgets ? En bref : 

• une méconnaissance des outils et de leurs avantages ; 
• de nombreuses interrogations quant à la prise en main des solutions digitales ; 
• une conscience accrue quant aux risques de cyberattaque. 

« L’essayer, c’est l’adopter » 

Pourtant, malgré les réticences, les dirigeants d’entreprise qui se sont prêtés au jeu de la gestion de documentation via le cloud ont adopté la solution. Parmi les avantages qu’ils en ont tiré : 

• une gestion des factures fournisseurs et clients moins coûteuse, plus rapide et plus fiable ; 
• la standardisation des pratiques ; 
• un classement efficace des documents ; 
• un gain de temps (et d’argent) considérable. 

Pourquoi gérer vos documents sur le cloud ?

Des atouts non négligeables

Si vous faites partie des 63 % de dirigeants d’entreprises à considérer le digital comme une contrainte, voici de quoi voir le cloud sous un nouvel angle. Cette solution présente plusieurs atouts : 

• Gain de temps global (dématérialisation des documents, accessibilité, démarches en ligne, signature électronique, etc.) ; 
• Sécurité (traçabilité des documents, dispositifs mis en place par l’hébergeur…) ; 
• Rapidité et simplification de la communication interne ou externe (partage des documents facilité grâce à un simple lien) ; 
• Optimisation de la collaboration au sein des équipes (synchronisation) : 59 % des utilisateurs d’une solution cloud affirment que le numérique facilite la communication avec les collaborateurs ; 
• Accessibilité de l’information simplifiée (connexion depuis n’importe quel terminal) ; 
• Activité et sauvegarde en continu ; 
• Absence de coûts supplémentaires de stockage pour avoir accès à votre espace sur différents supports : vos documents sont accessibles partout et à tout moment.  
• Bonus, vous pouvez même les ranger dans un coffre-fort numérique. 

Zoom sur la GED

La GED est un processus de gestion électronique des documents. Souvent associée à une solution cloud, elle prend en charge le cycle de vie de vos documents de A à Z : 

1. Acquisition – création, enregistrement, classement et indexation (attribution des mots-clés pour faciliter la recherche) de vos fichiers numérique ou vos documents papier ; 

2. Traitement – gestion des droits d’accès par utilisateur, du niveau de sécurité souhaité et des modifications permises ; 

3. Stockage – définition de la durée de stockage avant archivage et des modalités de sauvegarde ou de destruction ; 

4. Diffusion – accessibilité aux documents pour les destinataires (sur internet, via un intranet, par email, etc.). 

En somme, la GED permet l’automatisation du classement de vos documents en fonction des règles que vous aurez préalablement paramétrées. 

Bien entendu, la gestion documentaire n’est pas systématique : toutes les solutions cloud n’en proposent pas. Si l’option vous intéresse, à vous de vérifier qu’elle est incluse. À savoir : cette fonctionnalité n’est pas disponible sur Google Drive, par exemple. 

Les acteurs du cloud pour les TPE

Outre la GED, plusieurs autres fonctionnalités ne sont pas systématiquement intégrées aux nombreuses solutions cloud disponibles sur le marché. Mais de façon générale, les besoins des TPE reposent sur un socle commun : 

• stockage sécurisé, 
• accessibilité via différents supports et à tous moments, 
• collaboration en simultané sur des documents. 

Voici donc une liste non exhaustive d’outils répondant à ces trois critères clés : 

• PCloud, kDrive et Open Bee : stockage, synchronisation et collaboration sur des serveurs sécurisés en France ou en Europe ; 
• Oodrive : stockage, synchronisation, collaboration, planification des tâches pour chaque collaborateur, réunions  à distance et visioconférences, signature électronique – le tout dans un environnement sécurisé ; 
• Microsoft OneDrive : accès à tous les supports de travail de l’univers Microsoft (Teams, SharePoint, etc.), cela comprend un espace de stockage et de collaboration, les réunions à distance, le calendrier, les rappels, etc.  ; 
• M-files : gestion de documents et des flux opérationnels entre chaque collaborateur, automatisation des tâches répétitives, intégrations avec différents outils déjà présents dans l’entreprise (CRM, suite Microsoft, etc.) ; 
• Dropbox Business : stockage et sécurisation de documents – sans collaboration – sur des serveurs implantés à l’étranger ; 
• Zeendoc : pas de collaboration, mais plusieurs formules de GED selon votre métier et vos besoins (export comptable, facturation électronique, dématérialisation des dossiers clients, RH et fournisseurs, signature électronique, notes de frais, etc.) ; 
• Offre Pro de Digiposte  : coffre-fort numérique sécurisé et hébergé en France, il récupère automatiquement vos documents et simplifie vos démarches administratives. 

Chaque TPE a ses propres besoins et exigences en matière de digitalisation, et chaque outil propose ses propres options, plus ou moins élaborées. Quoi qu’il en soit, pour rester compétitif, la question de la digitalisation de votre entreprise a toute son importance. En évaluant vos besoins sur le long terme, vous pourrez naturellement vous orienter vers la solution la plus adaptée… et la plus durable !