Le quotidien d’un entrepreneur, c’est gérer de nombreux documents pour son entreprise. Entre le stockage, l’archivage et le classement, il est parfois difficile de suivre le rythme ! Pour vous faciliter la tâche et protéger vos documents, un coffre-fort numérique peut être la solution.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique, aussi appelé CFN, est un outil hautement sécurisé, qui sert d’espace de stockage, à protéger vos documents et données numériques. Un coffre-fort électronique ou numérique conforme aux normes conserve la valeur juridique et l’intégrité des documents que vous y déposez à long, voire très long terme.
C’est pour ces raisons qu’il est judicieux de bien choisir son CFN. L’idéal est d’opter pour une solution qui répond aux normes du marché français et permet le stockage de vos fichiers numériques sensibles.
Documents protégeables dans un coffre-fort numérique
- Documents comptables : livre et registre comptables, livre journal, grand livre, livre d’inventaire…
- Documents fiscaux : cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE, impôt sur le revenu et sur les sociétés…
- Documents sociaux : comptes de résultats, bilans…
- Documents de gestion du personnel : bulletins de salaire, contrats de travail…
- Documents juridiques : dossier d’avocat, contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers, contrats d’assurance…
- Documents et dossiers clients : surtout lorsqu’il s’agit de documents à caractère confidentiel ou contenants des données sensibles
- Documents personnels divers : pièces d’identité, impôts, contrats…
Les services de coffre-fort numérique sont appelés système d’archivage électronique (SAE). Leur objectif est d’archiver et de classer vos documents sur le long terme.
Au-delà de la sécurité et du simple stockage, un SAE permet d’accéder à vos documents quand vous le voulez, pour une gestion active de vos archives.
Avec leur efficacité et leur facilité d’utilisation, les SAE devraient finir par convaincre même les irréductibles de l’archivage papier !
Pourquoi archiver vos documents par voie électronique ?
- Garder un historique précis et valoriser un certain patrimoine documentaire ;
- Rester conforme aux obligations légales en vigueur (notamment en matière de durée de conservation) et faire face aux potentiels contrôles fiscaux et sociaux en toute sérénité ;
- Faire valoir les droits en justice en cas de contentieux judiciaires ou administratifs ;
- Disposer de ses documents importants partout et à tout moment.
Les avantages du coffre-fort numérique
- Préservation de l’intégrité des documents : vos documents conservent leur valeur probante et donc leur recevabilité juridique ;
- Sécurité renforcée, protéger vos documents contre la malveillance interne comme externe (cybercriminalité avec rançongiciel) ;
- Contrôle de l’accessibilité aux documents : seules les personnes autorisées peuvent consulter le coffre-fort ;
- Pérennité et lisibilité des documents dans le temps ;
- Facilité d’utilisation du coffre-fort pour retrouver les documents souhaités ;
- Préservation des documents contre toute erreur de manipulation ;
- Traçabilité des documents : cycle de vie complet du document, certificat de destruction avec jour et heure, etc. ;
- Gain de temps dans la constitution des démarches administratives.
À tous ces avantages s’ajoute la liberté d’esprit que vous permet le coffre-fort numérique : simplicité d’usage au quotidien et d’ennui à l’idée de ne pas retrouver un document…
Quelles normes doit respecter un coffre-fort numérique ?
Norme NF Z 42 020
Le coffre-fort numérique est défini par deux décrets qui précisent ses modalités et critères de mise en place :
- Décret n°2018-418 du 30 mai 2018
- Décret n°2018-853 du 5 octobre 2018
Le coffre-fort numérique est encadré par des règles très strictes en matière de protection de données. Parmi elles se trouve la norme AFNOR NF Z42-020, qui date de Juillet 2012. Cette norme définit les spécifications fonctionnelles du Composant Coffre-Fort Numérique (CCFN). Elle définit donc la conservation d’objets numériques (ON) dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps.
Autres normes
- Certification ISO 27 001, qui fait référence au niveau international en matière de sécurité de l’information ;
- Label Tiers Archiveur de la Fédération des Tiers de Confiance du numérique (FNTC) ;
L’hébergement des données sécurisé et 100 % français dans ses propres data centers est un plus dans la protection de vos documents et données.
L’appellation coffre-fort numérique est donc très contrôlée et doit répondre à des critères bien stricts, pour vous garantir la protection de vos documents.
D’autres normes et certifications existent, parfois spécialisées dans certains secteurs particulièrement sensibles. On pensera notamment à la certification Hébergement Données de Santé (HDS).
D’autres contraintes, sans nécessairement être des normes établies, impliquent d’utiliser un coffre-fort numérique fiable. Avec la dématérialisation des bulletins de paie, par exemple, l’entreprise doit en garantir la disponibilité pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Autant dire que la protection des documents et la sécurité des données est une entreprise à long terme !
Autant de raisons d’opter pour une solution de coffre-fort numérique reconnue et fiable.
Un coffre-fort numérique offre bien plus qu’une simple protection des documents. En plus des avantages listés plus haut, il s’inscrit pleinement dans une politique RSE (responsabilité sociétale des entreprises) : un CFN permet de limiter les consommables liés à l’impression des documents. Envie d’en savoir plus sur notre offre de coffre-fort numérique ?