Pour une TPE, l’embauche d’un salarié peut être un véritable défi. D’autant plus lorsque l’entreprise est jeune et qu’il s’agit d’une première expérience de recrutement… Cela représente une opportunité, malgré un risque financier. Alors, quel est le bon moment ? Quelles sont les étapes et les obligations à respecter ? Suivez le guide avant d’embaucher un salarié !
Pourquoi embaucher un salarié quand on est une TPE ?
Si un recrutement ne s’impose pas toujours, le personnel est un atout majeur dans la réussite de nombreuses entreprises. Dans votre secteur d’activité, vous pouvez peut-être évoluer seul un certain temps. Mais certains indicateurs peuvent aussi surgir et vous amener à recruter. Par exemple ?
- Une augmentation de la clientèle, et une demande croissante à laquelle vous ne pouvez plus répondre. Pour respecter les délais tout en ayant du temps pour prospecter et assurer la gestion des clients, du renfort s’impose !
- L’absence d’une compétence spécifique, nécessaire aux demandes des clients, à votre développement ou à la mise en place d’une nouvelle offre.
Finalement, embaucher doit vous permettre de grandir lorsque les bons indicateurs se présentent. Pas question, cependant, de se lancer trop rapidement. Vous devez avoir suffisamment de visibilité financière pour absorber les coûts associés au nouveau salarié.
- Évaluez le montant de la rémunération de votre futur salarié, avec le nombre de mois de salaires et les cotisations sociales associées.
- Évaluez le chiffre d’affaires à réaliser pour couvrir le coût de l’embauche.
Une embauche doit vous permettre d’améliorer votre chiffre d’affaires. Assurez-vous donc que tous les feux soient au vert avant de signer !
> Découvrez aussi toutes les étapes d’une embauche réussie en infographie
Les formalités administratives liées à l’embauche d’un salarié
L’embauche d’un nouveau salarié représente certaines obligations, avec des formalités administratives incontournables. Rien de sorcier, mais un peu de rigueur s’impose !
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Impossible d’embaucher sans avoir effectué une déclaration préalable à l’embauche auprès de l’Urssaf. C’est le document qui regroupe toutes vos obligations associées à l’embauche d’un nouveau salarié.
Vous avez 8 jours, avant la date effective d’embauche, pour la remettre. Elle peut être envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, par lettre recommandée avec accusé de réception, par fax ou par voie électronique !
À savoir
Le non-respect de cette obligation est passible d’une pénalité d’un montant égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, selon l’article L.1221-11 du Code du travail.
Pour aller plus loin : retrouvez le guide de la gestion du personnel pour les TPE !
L’affiliation à la caisse de retraite complémentaire
Lors d’une nouvelle embauche, vous devez vous affilier à une caisse de retraite complémentaire : il peut s’agir de l’AGIRC (Association générale des institutions de retraite des cadres) ou de l’ARRCO (Association pour les régimes de retraite complémentaire des salariés).
Pour certains secteurs, une caisse de retraite s’impose, tandis que pour d’autres, elle dépend de la situation géographique.
Pour adhérer à l’une d’elle, vous n’avez qu’à transmettre la déclaration sociale nominative (DSN) aux organismes qui assurent la gestion de la protection sociale des salariés (Urssaf, Carsat et Cpam).
L’inscription au registre unique du personnel
En tant qu’employeur, vous devez inscrire votre nouveau salarié au registre unique du personnel. Pour cela, différentes informations sont à fournir : nom, prénoms, date de naissance, nationalité, emploi et qualification, sexe, date d’entrée… Tous les renseignements relatifs à l’embauche doivent y être indiqués !
Le rendez-vous à la médecine du travail
Lors de l’embauche d’un salarié, la visite d’information et de prévention (VIP) est obligatoire. Selon le décret n°2016-1908 du 27 décembre 2016 relatif à la modernisation de la médecine du travail, il peut s’agir :
- d’une première visite d’information et de prévention,
- ou d’un examen médical d’aptitude à l’embauche dans le cas où l’employé subit des risques professionnels.
Pour trouver le service de santé au travail compétent géographiquement afin d’organiser une visite médicale, vous pouvez faire appel aux DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).
Le DUER, document unique d’évaluation des risques
L’élaboration du DUER, ou document unique d’évaluation des risques, doit être effectuée par le chef d’entreprise. Celui-ci doit y mentionner tous les risques auxquels le salarié est exposé, et analyser ceux pouvant toucher chaque unité de travail.
À savoir
Si vous ne rédigez pas ce document, vous risquez une amende en cas de récidive, selon l’article R4741-2 du Code du travail.
Les documents obligatoires à remettre au salarié
Vous devez remettre à votre nouveau salarié une copie du DPAE, ou l’accusé de réception venant de l’Urssaf. Sans oublier, bien sûr, de fournir un contrat de travail écrit !
En bref ? Avant d’embaucher un premier salarié, certaines réflexions s’imposent. Prenez en compte votre situation financière et notez bien toutes les obligations administratives qui se présentent. Vous avez là l’occasion de passer à la vitesse supérieure et de faire décoller votre société… À condition de choisir le bon type de contrat selon votre activité et vos besoins !