Garagiste, mandataire automobile, concessionnaires… Le digital s’impose même chez les professionnels de l’automobile habilités ou agréés au système d’immatriculation des véhicules (SIV). Ainsi, depuis 2017, l’archivage numérique des documents est devenu obligatoire pour les demandes de certificat d’immatriculation réalisées en ligne. Comment s’y conformer ? Voilà ce qu’il faut savoir.
Les pièces justificatives à archiver
La demande de certificat d’immatriculation s’accompagne d’un certain nombre de pièces justificatives à fournir. Étant habilité ou agréé au SIV, votre rôle en tant que professionnel de l’automobile est de les collecter et de les transmettre aux organismes concernés via l’espace numérique dédié.
- Contrat de mandat professionnel (à signer avec chaque client, indiquant clairement les montants de votre commission et des services inclus dans la prestation)
- Formulaire Cerfa de demande d’immatriculation
- Pièce d’identité
- Justificatif de domicile
- Carte grise barrée et signée par l’ancien propriétaire du véhicule, faisant mention de la date de vente ou de cession – l’originale devra être donnée au nouvel acquéreur
- Certificat de cession établi par l’ancien propriétaire
- Certificat de situation administrative
- Procès-verbal de contrôle technique précédant la vente
Ces documents doivent obligatoirement rester accessibles pour une durée minimale de 5 ans à compter de la date de demande d’immatriculation.
Aussi, lors du transfert de propriété du véhicule (conclusion du contrat de vente), pensez à conserver le certificat d’immatriculation le temps de la revente, puis à le remettre au client – qui devra lui-même garder ce document pendant 5 ans.
Les sanctions encourues en cas de non-respect
L’archivage numérique des documents permet de répondre rapidement à toute demande de présentation des dossiers formulée par la préfecture ou l’ANTS. De façon générale, la procédure de contrôle aléatoire s’articule comme suit :
- Sollicitation de la préfecture pour envoi d’un échantillon de dossiers ;
- Vérification par l’administration compétente de la complétude des dossiers, l’absence de documents frauduleux et le respect de la réglementation en matière d’archivage.
À noter
En cas de dépassement du délai pour l’envoi de l’échantillon (7 à 15 jours), le professionnel de l’automobile est mis en demeure et voit son habilitation ou agrément suspendu.
Des contrôles directs – dans les locaux du professionnel – sont également possibles. L’objectif ? Vérifier les conditions d’archivage de ses documents et des anciens certificats d’immatriculation. Si vous êtes concerné, vous serez prévenu 15 jours à l’avance et devrez donner votre accord pour la visite.
Un coffre-fort numérique pour l’archivage
En optant pour l’archivage des dossiers de demande d’immatriculation dans un coffre-fort numérique, il vous faudra signer un avenant à votre convention, et rendre accessible votre coffre-fort numérique aux préfectures. L’objectif : faciliter les contrôles, le cas échéant.
Zoom sur le coffre-fort numérique idéal
Le coffre-fort numérique que vous choisirez devra impérativement répondre à la norme NF Z42-020. Il devra donc garantir la sécurité, l’intégrité, la pérennité et la conformité des documents numériques (notamment grâce au chiffrement des données), conformément à la réglementation de la CNIL.
Pour les professionnels de l’automobile au profil PIVO PRO
L’archivage sur un coffre-fort numérique est obligatoire pour les professionnels de l’automobile disposant du profil PIVO PRO. Pour obtenir le profil PIVO PRO, c’est-à-dire être habilité à procéder à l’immatriculation de véhicules d’occasion importés et réceptionnés depuis un autre État membre de l’Union Européenne, vous devez vous inscrire sur une base supplémentaire : la base DIVA.
Les modalités de destruction des documents archivés
Vous possédez un stock d’archives physiques ? Vous pouvez numériser ces documents puis les déposer sur un espace à valeur probante. Dans le cas où l’archivage numérique est conforme aux réglementations, vous pouvez broyer vos documents au format papier.
Cependant chaque lot que vous détruisez doit toutefois pouvoir être retracé. C’est pour cela que vous devez remplir une attestation conforme . Elle devra préciser la liste des dossiers détruits, avec les numéros d’immatriculation concernés.
Et si vous souhaitez confier cette opération à un prestataire, il devra respecter les mêmes engagements et les mêmes étapes. À l’issue, un procès-verbal de destruction vous sera remis.
Finalement, en intégrant la gestion de la demande d’immatriculation à vos services, vous devrez vous conformer à diverses règles pour préserver les données traitées. C’est la raison pour laquelle il est important de prendre le temps de bien choisir votre coffre-fort numérique. Vous connaissez les prérequis, à vous de prendre les commandes !